„Wir haben zu wenig Leute“ ist fast nie wahr

Zehn Führungskräfte, zwei Stunden Termine am Tag, zweieinhalb Vollzeitstellen. Warum Unternehmen Stellen fordern statt Zeit zurückzuholen und mit welchen drei Prüfungen Sie in einer Woche herausfinden, was Sie bereits bezahlen.

Der Satz fällt in jedem zweiten Werk. Und in jedem zweiten Werk sitzen Menschen in Terminen, in denen sie nichts entscheiden können.

Rechnen Sie es einmal durch: Zehn Führungskräfte, zwei Stunden Regeltermine am Tag. Das sind zwanzig Stunden, also zweieinhalb Vollzeitstellen. Jeden Tag. Sie stehen in keiner Personalplanung, aber sie sind weg. In diesem Beitrag zeigen wir bei SMART iNTERIM, warum Unternehmen Stellen fordern statt Zeit zurückzuholen, und mit welchen drei Prüfungen Sie in einer Woche herausfinden, was Sie bereits bezahlen.

Warum niemand auf verlorene Zeit schaut

Ressourcen sind sichtbar, Verschwendung ist es nicht.

Eine offene Stelle hat eine Nummer, ein Budget und einen Verantwortlichen. Sie taucht in jedem Bericht auf. Eine Stunde, die heute in einem Termin ohne Ergebnis verpufft, taucht nirgends auf. Sie kostet formal nichts und wird deshalb nicht geprüft.

Dazu kommt ein zweiter Effekt: Ein neuer Kopf kostet Monate und Geld, verschafft aber unmittelbar Entlastung im Gefühl. Zeit zurückzuholen kostet nichts, erfordert aber Konflikte, weil jemand Termine absagen und Berichte streichen muss, die andere eingeführt haben.

Deshalb wird Personal angefordert, statt Zeit freizuräumen. Das ist nachvollziehbar und trotzdem falsch.

Drei Prüfungen für diese Woche

Sie brauchen dafür kein Projekt und keine Analyse. Nehmen Sie sich zwei Stunden:

• Streichen Sie jeden Regeltermin der letzten vier Wochen, in dem keine Entscheidung gefallen ist. Was bleibt, ist Ihr tatsächlicher Abstimmungsbedarf. Termine zur reinen Information sind eine E-Mail.
• Fragen Sie bei jeder Position im Raum: Was passiert, wenn diese Person nicht da ist? Wenn die Antwort „nichts“ lautet, sitzt sie im falschen Termin. Sie ist nicht überflüssig, sie ist falsch eingesetzt.
• Zählen Sie, wie oft dieselbe Zahl pro Woche in drei verschiedenen Formaten aufbereitet wird. Das ist keine Arbeit, das ist Nacharbeit. Und sie bindet meist genau die Leute, die Sie angeblich zusätzlich brauchen.

Woran Sie erkennen, dass nicht Personal fehlt

Vier Anzeichen sprechen dafür, dass Sie ein Zeitproblem haben und kein Kapazitätsproblem:

• Führungskräfte arbeiten ihre eigentlichen Aufgaben am Abend ab, weil der Tag durch Termine belegt ist.
• Dieselbe Kennzahl existiert in mehreren Berichten mit leicht abweichenden Werten.
• Es gibt Regeltermine, deren Ursprung niemand mehr benennen kann.
• Auf die Frage, wer einen bestimmten Termin absagen dürfte, gibt es keine klare Antwort.

Wo diese Punkte zutreffen, bringt eine zusätzliche Stelle kurzfristig Entlastung und verstärkt mittelfristig das Problem, weil eine weitere Person in dieselben Termine gezogen wird.

Was das konkret kostet

Rechnen Sie es für Ihren Bereich durch. Zahl der Führungskräfte mal durchschnittliche Termindauer pro Tag mal Arbeitstage. Teilen Sie das Ergebnis durch die Jahresarbeitszeit einer Vollzeitstelle.

Die Zahl, die dabei herauskommt, ist in den meisten Werken zweistellig in Prozent der Führungskapazität. Sie steht in keinem Budget, und sie ist nicht theoretisch. Es ist bezahlte Arbeitszeit.

Der Unterschied zur offenen Stelle: Diese Kapazität ist sofort verfügbar. Ohne Ausschreibung, ohne Einarbeitung, ohne Kündigungsfrist.

Warum es trotzdem selten passiert

Weil Streichen unbeliebt ist. Jeder Regeltermin hat einen Urheber, jeder Bericht einen Empfänger. Wer etwas beendet, nimmt jemandem etwas weg und muss das begründen.

Deshalb fehlt in den meisten Organisationen nicht die Einsicht, sondern die Erlaubnis, Dinge sein zu lassen. Diese Erlaubnis muss von oben kommen, und sie muss namentlich erteilt werden, sonst nutzt sie niemand.

Wie SMART iNTERIM vorgeht

Bevor wir eine zusätzliche Stelle befürworten, klären wir, wo die Zeit hingeht, die Sie bereits bezahlen.

Das ist keine Sparübung, sondern eine Frage der Reihenfolge. Eine Organisation, die ihre Führungskapazität in Terminen ohne Entscheidung bindet, wird diese Kapazität auch mit mehr Köpfen binden. Erst wenn klar ist, wofür die vorhandene Zeit verwendet wird, lässt sich beurteilen, ob wirklich Personal fehlt.

Wir übernehmen dabei die Rolle, die intern schwer zu besetzen ist: die desjenigen, der Termine beendet und Berichte streicht, ohne Rücksicht darauf, wer sie eingeführt hat.

Das ist unbequem, und genau deshalb wird es oft von aussen gemacht.

Häufige Fragen zu Personalbedarf und Zeitverschwendung

Woran erkenne ich, ob wirklich Personal fehlt?

Prüfen Sie zuerst, wie viel Führungszeit in Regelterminen ohne Entscheidung gebunden ist und wie oft dieselben Daten mehrfach aufbereitet werden. Solange diese Frage nicht beantwortet ist, lässt sich der tatsächliche Bedarf nicht beurteilen.

Warum fordern Unternehmen Stellen statt Zeit zurückzuholen?

Weil Ressourcen sichtbar sind und Verschwendung nicht. Eine offene Stelle hat ein Budget und einen Verantwortlichen, eine verlorene Stunde taucht in keinem Bericht auf.

Wie viel Kapazität steckt in Regelterminen?

Bei zehn Führungskräften und zwei Stunden Terminen pro Tag sind das zweieinhalb Vollzeitstellen täglich. In vielen Werken liegt der Anteil im zweistelligen Prozentbereich der Führungskapazität.

Sind Meetings grundsätzlich das Problem?

Nein. Das Problem sind Termine ohne Entscheidung und Teilnehmer ohne Entscheidungsbefugnis. Ein Abstimmungstermin, in dem etwas entschieden wird, ist gut investierte Zeit.

Wer darf Regeltermine beenden?

In vielen Organisationen ist das nicht geklärt, und genau das ist der Kern des Problems. Die Erlaubnis muss ausgesprochen und einer Person zugeordnet werden, sonst nutzt sie niemand.

Was ist der erste Schritt?

Nehmen Sie Ihre Regeltermine der letzten vier Wochen und streichen Sie jeden, in dem keine Entscheidung gefallen ist. Das dauert zwei Stunden und liefert eine belastbare Ausgangslage.

Über SMART iNTERIM

SMART iNTERIM Management verbindet operative Transformation mit SAP und Enterprise Transformation in produzierenden Unternehmen, mit Schwerpunkt auf Restrukturierung, Werksaufbau, Werksverlagerung und Prozessoptimierung. Wir übernehmen Verantwortung für das Ergebnis, nicht für die Empfehlung, und arbeiten dort, wo die Wertschöpfung stattfindet. Aus der Praxis, nicht aus der Distanz. Kompetenz ist Voraussetzung, Persönlichkeit entscheidet. Sprechen Sie mit uns, bevor Sie die nächste Stelle freigeben.